Envanter Yönetimi Nedir?

Üretim sektöründe en önemli unsurlardan biri stok yönetimi olarak da bilinen envanter yönetimidir. Dolayısıyla, envanter yönetimi nedir? ve işletmeler için ne kadar önem arz eder soruları sıkça duyulur. Bu soruları aydınlatmadan önce başlığımızı detaylıca birlikte inceleyelim!

Öncelikle, ‘Envanter nedir ?’ sorusunu açıklayacak olursak: şirketlerin ürettiği ve satışa sunabileceği ürünlerin yanı sıra üretim sürecinde kullanılan hammadde, yarı mamul malzeme, işlenmiş ürünler, kullanılmış ekipmanlar ve diğer varlıkların listesidir. Burada her bir envanterin kontrolünün sağlanması için de yönetilmesi gerekir.

Envanter yönetimi, üretim sürecinde gerekli olan tüm fiziksel varlıkların hareketini ve faaliyetini yürütme sürecidir. Bu süreç, bileşenlerin satın alınması ile başlar ve ürünün satışı ile sona erer. Envanter sadece “iş yapmak için gereken öğelerin depolandığı bir yer” değildir. Bu tanım ne yazık ki envanter yönetimi nedir sorusunun asıl karşılığı olarak yetersiz kalır. Çünkü envanter yönetimi, aynı zamanda sipariş karşılamadan üretim planlamaya, tedarik zincirinden depolamaya kadar birçok önemli işletme operasyonunun kritik ve dinamik bir parçasıdır. Envanter yönetimi, genellikle ekipman parçası kadar sermayeli bir varlık olarak kabul edilip aynı özenle yönetilmelidir.

Envanter, işlenmesi veya montajı gereken tüm malzemeleri ve bileşenleri içerir. Bu işlemler için gerekli olan tüm malzemeleri içerebileceği gibi devre kartları, kılıflar gibi birçok alt montajı da içerebilir. Envanter yönetimi işlevleri ise, hammaddelerin tedarikinden bitmiş ürünlerin yönetimine ve ötesine kadar uzanır. Sektöre veya üretim şekline bağlı olarak, genellikle yarı mamul kalemlerini de içerir.

Tedarik zincir yönetiminin ayrılmaz bir parçası olan envanter yönetimi; ürünleri üretmek için gereken malzemelerin ve bileşenlerin planlanma ve satın alma sürecini içerir. Aynı zamanda depolama ve depo yönetimi, stok alımı ve işleme prosedürleri, stok lot takibi, stok hareketi belgeleri, raporlama, sipariş yönetimi ve sevkiyat için sipariş toplama gibi organizasyonel süreçleri de içerisinde barındırır.

Envanter Yönetiminin Amacı

Envanter yönetimi nedir sorusu kadar envanter yönetiminin amacı da önemlidir.

İyi bir envanter yönetimi birden çok amaca sahiptir. İşletmeler bu amaç doğrultusunda etkili bir sistem oluşturmayı başarırlarsa ciddi oranda faydalar sağlayabilirler. Envanter yönetimi amacı, depo yöneticilerine ürün stoklarını etkili bir şekilde takip etme olanağı sağlamasıdır. Bu sayede tedarikçilerden gelen mal akışı tam şeffaflıkla izlenebilir ve oluşabilecek darboğazlara karşı tedbir alınabilirler.

Envanter yönetimi sadece operasyonel avantajlar sunmakla kalmaz, aynı zamanda ürün takibi ve güvenlik önlemleriyle hırsızlığı engellemede de etkilidir. Bu durum işletmelerin hem operasyonel hem de finansal süreçlerini geliştirme potansiyeli sunar. Envanter yönetimi bir işletmenin; talep tahminleri, tedarik zinciri verimliliği, sipariş ve yeniden sipariş stratejileri gibi çeşitli faktörlerini dikkate almalıdır. Doğru envanter yönetimi, işletmelere tedarik zincirlerini daha iyi anlama, stok devir hızını artırma ve talep değişikliklerine hızlı bir şekilde adapte olma yeteneği sağlar.

Sonuç olarak, envanter yönetimi amacı, bir işletmenin stoklarını en etkili ve verimli şekilde yöneterek operasyonel mükemmeliyeti sağlamak, maliyetleri kontrol etmek ve müşteri memnuniyetini artırmaktır. Bu, rekabetçi bir iş ortamında sürdürülebilir başarı için kritik bir faktördür.

Envanter Yönetimi Önemi

Envanter yönetimi ciddi önem arz eden bir unsurdur. Envanter yönetiminin önemini kavramanın ve bunu yönetmek için güvenilir ve doğru bir sistem kurmanın en etkili yolu, denge envanter seviyelerinin iki zıt uç noktasına (stok tükenmesi ve aşırı stok) odaklanmaktır. Geleneksel envanter yönetimi uygulamalarının temel başarısızlıklarından biri, elektronik tablolar, kağıt sayımları ve manuel girişlere dayanmalarıdır.

Stok tükenmesi veya aşırı stokları önlemeye yönelik çabaların da geleneksel yaklaşımların stok seviyelerini istenilen optimum seviyeye bağlama konusunda sınırlı olanakları olduğu ortaya çıkmaktadır. Bu nedenle şirketler genellikle kendilerini bir aşırı uçtan diğerine sürüklenmiş halde bulmaktadır.

Etkili envanter yönetimi, bir işletmenin sadece kısa vadeli operasyonel verimliliğini artırmakla kalmaz, aynı zamanda uzun vadeli finansal sağlığı için de kritik bir öneme sahiptir. İşletme sahipleri, envanterin eğilimleri ve mevsimsellikleri konusunda daha yüksek bir doğrulukla bilgi sahibi olduklarında, yeni ürünler için daha etkin maliyet yönetimi stratejileri belirleyebilir ve inovasyona yönelik fırsatlar keşfedebilirler.

Bunun yanı sıra etkili envanter yönetimi, katma değerli hizmetler sunma ve tedarikçilerle daha avantajlı sözleşmeler müzakere etme yeteneği elde edebilirler. Bu şekilde işletmeler hem maliyet avantajı sağlayabilir hem de uzun vadeli rekabet avantajı elde edebilirler.

Envanter Türleri

Üretilen ürünlerin teslim edilecek ürün olmadan önce, üretim sürecinde çeşitli aşamalardan geçmesi ve her aşamada farklı stok türleri oluşturması gerekir. Bu farklı envanter türlerini iyi takip etmek, üreticilerin işletme maliyetlerini düşürmesine ve verimliliği arttırmasına olanak sağlar.

Ana Kategoriler

Hammadde

Hammadde envanteri, üretim personelinin bitmiş ürünleri oluşturmak için ihtiyaç duyduğu satın alınan malzemeleri ve bileşenleri içerir. Örneğin, ahşap mobilya üreticisinin hammadde envanteri, çeşitli türlerde kereste, vernik ve boyalar, dolgu malzemeleri ve tekstil malzemelerini içerebilir. Eğer mobilya üreticisi ürünlerini önceden yapılmış bileşenleri kullanarak oluşturuyorsa, hammadde stokları masa tablaları, mobilya ayakları, kol dayamaları, sırt dayamaları vb. içerebilir.

Devam Eden Çalışmalar (WIP)

Devam eden çalışmalar (WIP), üretim sürecinde bulunan ve henüz tamamlanmamış olan ürünleri temsil eder. Bu envanter türü, ürünlerin ham maddelerini veya bileşenlerini, işçilik maliyetlerini, genel giderleri ve hatta paketleme malzemelerini içerebilir. Devam Eden İş envanteri, bir ürünün üretim aşamasında bulunduğu için, üretim sürecinde çeşitli aşamalardan geçmiş ancak henüz nihai ürün haline gelmemiş olan unsurları içerir.

Bitmiş Mallar

Bitmiş ürünler, tamamlanmış bir üretim sürecinden geçmiş pazarlamaya veya satışa hazır hale gelmiş ürünlerdir. Ürün envanteri, dağıtıcılara veya doğrudan müşterilere sevk edilmeye hazır stokları içerir. Belirli endüstrilerde faaliyet gösteren bazı şirketler, kendi bitmiş ürünlerini diğer üreticilere hammadde veya bileşen olarak sağlamak üzere satabilirler. Örneğin, bir kereste fabrikası ürettiği tahtaları diğer üreticilere satarken, kimya şirketleri ürettikleri kimyasal ürünleri başka tesislerin üretim süreçlerinde kullanılmak üzere satabilirler. Distribütör şirketler ise genellikle üreticilerden ürünleri toptan satın alır ve bunları perakende satış noktalarına veya son kullanıcılara ulaştırarak satışlarını gerçekleştirirler. Bu, üreticilerin ürünlerini geniş bir pazar alanına ulaştırmalarına ve dağıtım ağlarını genişletmelerine olanak tanır.

Ek Kategoriler

Envanter Dışı Öğeler

Bir şirketin operasyonlarında kullandığı ancak takip etmediği öğelere envanter dışı öğeler denir. Genellikle toplu olarak satın alınan ve ürün başına çok küçük miktarlarda kullanılan bu öğeler, mobilyada kullanılan vida veya yapıştırıcı gibi ürünler olabilir veya işletmedeki yardımcı ürünler de bu kategoriye girer. Envanter yönetimi yazılımlarında bazı hizmetler genellikle envanter dışı öğeler olarak tanımlanır. Bu durum satın alma ve satış belgelerine eklemeyi mümkün kılmak için yapılır. Tabii ki, bu öğelerin envanteri takip edilmez.

Konsinye Envanteri

Konsinye envanter, gönderen ve alıcı olmak üzere iki şirketin ayrı ayrı tuttuğu evrakları içerir. Bir konsinye anlaşmasında, gönderen malın sahipliğini korurken alıcı malı envanterinde tutar ve kullanır. Alıcı; göndericinin tüketimine göre, yani malzemelerin üretimde kullanılmasına veya ürünlerin satılmasına göre ödeme yapar. Konsinye envanter genellikle bir şirketin sahip olduğu stoktan ayrı olarak tutulur ve envanter yönetimi ile takip edilir. Doğru yapıldığında konsinye envanter, her iki tarafın da daha verimli olmasına, maliyetleri düşürmesine ve sağlıklı bir nakit akışı sağlamasına yardımcı olabilecek bir tedarik zinciri yönetimi yöntemidir.

Tedarikçi Yönetim Envanteri (VMI)

VMI bir tedarik zincir yönetimidir. Tedarikçi sadece kendi ürünlerini satıcıya satmakla kalmaz, aynı zamanda alıcının stoklarını optimal bir şekilde yönetme sorumluluğunu üstlenir. Alıcı, stok verilerini tedarikçi ile paylaşır ve tedarikçi, alıcının tesisinde ne zaman ve ne kadar ek stok tutacağına karar verme işlemlerini de yönetir.

Taşınan Mallar

Taşınan mallar birçok alt başlığı da ifade eder. Bunlar; transit envanteri, boru hattı envanteri, beklenen sipariş envanteri olarak da adlandırılır. Satıcının tesisini terk etmiş ancak alıcıya ulaşmamış envanteri de ifade eder. Ayrıca taşıma maliyetlerinden sorumlu olan tarafın belirlenmesi ve malzemelerin tedarikçinin gönderim noktasını terk ettiğinde bunları kayıtlarına geçirmek de önemlidir.

Sahipliği belirlemek için iki seçenek bulunmaktadır. Malın nakliye noktası (FOB) terimi, malzemelerin tedarikçinin tesisini terk ettiği anda alıcının sevkiyatından sorumlu olduğunu ifade eder. Diğer taraftan, CIF (Cost, Insurance, and Freight) varış noktası, alıcının malzemeleri teslim aldığı noktada sahipliğini üstlendiği anlamına gelir. Taşınan malların hesaba katılmaması ve malzemelerin teslim alınmadan önce hesaplanan borçların kaydedilmesi durumunda muhasebe uyuşmazlıklarına neden olabilir.

Fiziksel Envanter Nasıl Düzenli Tutulur?

Fiziksel envanteri düzenli tutmak, envanter yönetimi açısından temel görevlerden biridir. Küçük işletmeler genellikle fiziksel envanteri dikkatlice düzenlemeden envanter süreçlerini yönetebileceklerini düşünürler. Ancak bir işletme büyüdükçe, stokları etkili ve güvenli bir şekilde yönetmek giderek zorlaşır. Bu nedenle büyük ya da küçük farketmeksizin uygun depo düzenini ve envanter yönetimi süreçlerini göz ardı etmemesi gerekir.

Kötü Envanter Organizasyon Sonuçları	İyi Envanter Organizasyon Sonuçları
Yüksek stok tutmanın yüksek maliyeti	Dengeli stok tutmanın düşük maliyeti
Sık sık stok tükenmesi/fazla stoklama	Optimize edilmiş envanter seviyeleri
Eski süresi dolmuş envanter	Minimum eski süresi solmuş envanter
Uzun toplama süreleri	Kolaylaştırılmış toplama
Envantere bağlı nakit	Yüksek stok devir hızı
İşyeri kazaları	Daha güvenli iş yeri
Yerine getirmede karışıklıklar	Gönderim sırasında daha az hata
Veri giriş hataları	Daha az veri giriş hatası
Hatalı teslimat süreleri	Daha doğru teslimat süreleri
Kayıp müşteriler	Geliştirilmiş müşteri memnuniyeti

Depo Düzeni

Depo düzeni planlandığında, daha düzenli iş akışları daha yüksek verimlilik ve izlenebilirlik sağlamaya yardımcı olur. Depo düzenin nasıl olması gerektiği gelin birlikte inceleyelim.

Alanları İşaretleyin: Depo ve stok alanlarınız için işaretler kullanarak çalışma alanlarını belirleyin. Alanları, iş istasyonlarını ve farklı depolama yerlerini işaretleyerek net bölgelere ayırabilirsiniz. Görsel işaretlemeler işçi verimliliğini artırmada ve düzeni sağlamada önemli bir rol oynar.
Kod Sistemi Oluşturun (SKU) : Stok tutmak da depodaki tüm farklı öğeleri ayırt eder ve envanter yönetimi takibinin temelini oluşturur. Ürünlerden herhangi birinde yapılacak küçük bir değişiklik bile ayrı bir SKU kodunu gerektirmektedir. Fiziksel depolama alanını oluşturulurken SKU’lara göre düzenlenir.
Etiketleme Yapın: Hammaddelerden ve bitmiş ürünlerden koridorlara, raflara, kutulara, iş istasyonlarına ve ekipmana kadar her şeyin depoda uygun bir yere sahip olduğunu sağlamak için etiketleme yapın.
Ürün Hareketini Kaydedin: Üretime veya sevkiyata gelen, giden her şeyi kaydedin. Fiziksel envanteri ve süreçleri izlemek, kalite ve tutarsızlıkların tespiti için önemlidir. Her hareketin dijital ortamda izlenmesi işlemler arasında oluşabilecek sıkıntıları ortadan kaldırır.
Barkod Kullanın: ERP ve MRP sistemi tarafından sunulan sürekli envanter yönetimi sistemleri ile birlikte kullanılan barkodlar, envanter hareketlerini kaydetmek için temel bir araçtır. Gerçek zamanlı olarak kayıt yapar ve envanter verilerini güncel tutmaya yardım eder.
Son Kullanma Tarihlerini Takip Edin: Bozulabilir ürünler ile çalışıyorsanız, son kullanma tarihlerini takip etmek önemlidir. Envanterin stok lotlarının son kullanma tarihlerini işaretleyerek envanter maliyet yönetimine de katkı sağlanılabilir.
ABC Analizini Kullanın: ABC analizi SKU’ların sıklık hareketine göre envanteri fiziksel olarak sınıflara ayırmaya yardımcı olur. Örneğin en sık satılan ürün deponun ön tarafında muhafaza edilirken en az satılan en arka tarafta muhafaza edilir.
Kalite Kontrolü: Giden malzemelerin malzeme çıkışı yapılmadan kalite kontrolünden geçirilmesi gerekmektedir. Gelen malzemede de sıkıntı çıkmaması adına kontrolden geçmelidir.
Depoyu Temizleyin: Fiziksel deponun bakımının ve temizliğinin düzenli yapılması iş yerinde güvenliği ve ekipman arızasını önlemek için gereklidir.
Sürekli İyileştirme: Sürekli iyileştirme yapmak iyidir ancak envanter yönetimi süreçlerinde sürekli iyileştirme çabası sarf etmek ile potansiyel sorunlar ortaya çıktıkça düzeltmeler yapmak arasında bir denge bulunabilir.

Stok (Envanter) Takibi

Envanter Takibi Nedir?

Envanter takibi, stoktaki malzemelerin ve ürünlerin hareketlerini, konumlarını, gereksinimlerini ve durumlarını kaydetme ve izleme sürecidir. Bunun yanında tedarik zinciri boyunca satış noktasına veya müşteriye ulaşma yolunda olan transitteki envanter takibi de kapsama dahil edilir.

Envanter takibi şirketlere şunları yapma imkanı sağlar:

Envanter yönetimi süreçlerini optimize etme ve envanter sayımlarını basitleştirme,
Stok sıkıntılarını ve fazlalıklarını önleme,
Envanterin ölü stok olmasını engelleme,
Müşteri siparişlerini düzenleme ve müşterilere daha kesin teslimat süreleri sağlama,
Genel izlenebilirliği artırma ve düzenli planlamayı sağlama gibi etkili envanter yönetimi sağalama,
Geri çağrıları ve iade ürün yetkilendirme (RMA) işlemlerini düzenleme,
Şirket içinde, tedarikçilerle ve müşterilerle iletişimi geliştirme,
Daha bilinçli iş kararları alma.

Seri Numarası Takibi ve Stok Lot Takibi

Envanter yönetiminde envanter takibinin temel fonksiyonu genellikle seri numaralarını ve/veya stok lotlarını takip etmeye dayanır. Seri numaralarını takip etmek, izlenmesi gereken tüm bireysel öğelere bu numaraları atamayı ve hareketlerini, konumlarını ve süreçlerini kaydeden manuel veya yazılım tabanlı bir sistem uygulamayı içerir. SKU’lerden farklı olarak, seri numaraları aynı stok tutma birimine (SKU) sahip ürünler arasında numaralar benzersizdir. Stok lotu, bir SKU’nun tek bir partisini ifade eder. Özellikle gıda veya kimya gibi toplu üretim yapan üreticiler, ürünlerini takip etmek için stok lot numaraları kullanır. Bu sayede, daha sonra tutarsızlıklar ortaya çıktığında, hatalı ürünler belirli stok lotlarına kadar izlenebilir ve detaylı inceleme veya geri çağrı düzenleme süreçleri başlatılabilir.

Envanter Manuel Olarak Nasıl Takip Edilir?

Envanteri manuel olarak takip etmek istiyorsanız, alınan her şeyi kaydeden ve tesis dışına çıkan her şeyi belgeleyen bir çıktı oluşturmanız gerekir. Kaydedilmesi gerekenler şunlardır:

Malın alımı.
Satın alma siparişlerinin teslimatı.
Üretim siparişlerinin tüketim durumu.
İade edilen ürünlerin kaydı.
Mal gönderimi
Üretim siparişlerinin sevkiyatı.
Stok sayımları.

Tarih	Öğe	Değişim	Maliyet	Belge	Pay	T.Çalışan	T.Maliyet
11.10.2023	A01 Tablo	+100	+200	Satın Alma Sipariş	01	100	200
12.10.2023	A01 Tablo	-40	-80	Üretim Sipariş	01-10 adet	60	120
12.10.2023	A01 Tablo	-40	-80	Üretim Sipariş2	01-10 adet	20	40

Örnek. Tedarik edilen bir öğe için envanter izleme tablosu

Factory Action Envanter Yönetimi içindeki birçok takip adımının otomatikleştirilmesinde ve stok hareketlerinin kayıtlarının tutulmasında kolaylık sağlamaktadır.

Dijital Envanter Takibi

Envanter takibi gelenekselde sıkıcı olabilir ama büyük ölçüde geliştirilen yazılımlar ile profesyonel şekilde otomatikleştirilerek kullanılmaktadır. Stok giriş ve çıkışlarını, tüketimi kaydetmek için kalem ve kağıt kullanmak yerine, envanter profesyonelleri gerekli bilgileri otomatik envanter yönetimi yazılımlarına ileten araçları kullanabilirler.

Örneğin:

Bir satın alma siparişi alındığında, stok görevlisi belirli bir satın alma siparişini “alındı” olarak işaretler. Sonuç olarak, envanter otomatik olarak güncellenir.

Sistem, çalışana üretim için malzeme seçmesini söylediğinde, çalışan malzemeyi seçer ve sisteme “seçildi” olarak işaretler. Sistem, envanter seviyelerini tekrar günceller.

Bir sevkiyatın yükleme rampasından seçildiğinde, çalışan planlanmış bir sevkiyatı seçildi olarak rapor eder ve bitmiş ürün envanteri anında güncellenir.

Bu tür sistemlerle birlikte kullanılabilecek ek araçlar da bulunmaktadır ve veri girişini daha da hızlandırmaya olanak tanır. Bugün yaygın olarak kullanılan birkaç örnek arasında barkodlar ve QR kodları bulunmaktadır.

Barkod ve QR Kod

Barkodlar, sayısal kodların makine tarafından okunabilir bir formda boyutlu temsilidir. SKU kodu ve ürünün fiyatı gibi küçük miktarlarda bilgi iletmek için kullanılır. Bunlar genellikle bir barkod tarayıcı ile okunur, ancak bazı bulut tabanlı ERP/MRP sistemleri, çalışanların bunları bir tablet veya telefon gibi akıllı bir cihaz kullanarak okumasına da izin verir.

Öte yandan QR kodları, barkodların evrimidir ve iki boyutlu bir grafik üzerinde siyah karelerden ve noktalardan oluşur. QR kodları, geleneksel barkodlara göre 60 kat daha fazla bilgi iletebilir. Zorlu koşullarda, örneğin uygunsuz açılardan veya etiketler biraz aşınmışsa, onlara göre daha iyi okunabilirler.

Stok Döngü Sayımı Nasıl Yapılır?

Envanter yönetiminde envanterleri kontrol altında tutmanın ve her şeyin düzenli bir şekilde hesaplanmasının esas bir parçası, stok sayımları ve döngü sayımlarının yapılmasıdır. Stok sayımları, tüm stok kalemlerinin sayıldığı ve durumları ile ilgili bilgilerin yer aldığı kapsamlı envanter denetimleridir. Ancak döngü sayımları daha yerel bir perspektife sahiptir. Burada, envanterin belirli parçaları düzenli olarak sayılarak her şeyin uygun olduğundan emin olunur. Bu işlemi sıklıkla gerçekleştirmenin envanter planlama, kontrol ve muhasebe açılarından iyi nedenleri vardır.

Döngü sayımları, bir şirketin tüm envanteri için aynı anda gerçekleştirilmesi gerekmez. Genellikle ABC analizi ile birlikte kullanılır. Bu da öğeleri değerlerine göre önceliklendirmeye yardımcı olan bir envanter yönetimi tekniğidir. Hangi öğelerin daha sık sayılması gerektiğini ve hangi öğelerin daha az dikkat gerektirdiğini gösterir.

Döngü sayınız eklenmiyorsa fiziksel sayım yapıldığında, eldeki ürün miktarı beklenen miktarla karşılaştırılır. Herhangi bir fark varsa, nedeni bulunur ve düzeltilir.

Ancak bazen farkın nedeni bulunamazsa, o zaman bu farkı düzeltmek için bir işlem yapılır. Eğer eksik ürün varsa, bunu kayıptan düşme olarak işleyebiliriz. Eğer fazla ürün varsa, yeni bir kayıt oluşturabiliriz. Bu işlemi yaparken ürünün maliyetini dikkate almak önemlidir.

Bu süreç, muhasebeci ile konuşularak ve hangi yöntemin en iyi olduğu belirlenerek tamamlanır. Örneğin, kayıptan düşme işlemi yapılıyorsa, bu işlemin hangi ürün grubunu etkileyeceği belirlenir. Yeni bir kayıt oluşturuluyorsa, hangi maliyetleme yönteminin kullanılacağına karar verilir.

Tüm bu adımlar tamamlandığında, envanter sayımı işlemi sona erer ve belgelerdeki miktar, gerçekte ne kadar ürün olduğuyla eşleşir.

Ölü Stok Nasıl Engellenir?

Eğer sayım veya genel envanter kontrolü sırasında görünüşte bir işlevi olmayan ürünler ortaya çıkartılıyorsa, bu duruma “ölü stok” denir. Ölü stok, amacını yitirmiş olan ve muhtemelen kullanılmayacak olan envanter öğelerini ifade eder. Bu durum, bir ürünün BOM’undaki (Ürün Ağacı) değişiklikler, uygun olmayan depolama koşulları, etkisiz envanter yönetimi uygulamaları, düşük satışlar vb. gibi çeşitli nedenlerden kaynaklanabilir.

Ölü stokun birkaç farklı türü vardır. Bunlar arasında talep görmeyen modası geçmiş ürünler, kaza veya kötü depolama koşulları nedeniyle zarar görmüş ürünler, son kullanma tarihi geçmiş ürünler, kusurlu ürünler ve takip edilmemiş envanterler gibi durumlar bulunur.

Ölü stok, şirketler için zarar teşkil etmektedir. Bu durum; nakit akışı sorunlarına, gizli maliyetlere, envanter alanının boşa gitmesine ve nihayetinde kar marjlarını azaltmaya neden olabilir. Envanteri izlemek ve envanter yönetimi kontrol tekniklerini kullanmanın yanı sıra, ölü stok, daha doğru talep tahminleri oluşturarak, tedarik uygulamalarını gözden geçirerek, tedarikçi performanslarını değerlendirerek, kalite kontrol incelemeleri yaparak ve pazarlama ve satışa daha fazla vurgu yaparak önlenebilir.

Periyodik ve Sürekli Envanter Sistemleri

Periyodik Envanter Yönetimi Sistemi Nedir?

Periyodik envanter sistemi, envanter yönetimi sürecine dair denenmiş ve test edilmiş bir yaklaşımdır. Adından da anlaşılacağı gibi, genellikle bir muhasebe döneminin sonunda ve başında periyodik olarak güncellenmesi anlamına gelir. Stok sayımları, envanterini fiziksel olarak saymak ve bu sayıları alım ve gönderim belgelerinden elde edilenlerle karşılaştırmak için kullanılır.

Sadece periyodik envanter yönetimi sistemini kullanan şirketler için envanter numaraları, aynı zamanda WIP (İş İlerleme) ve satılan malın maliyeti (COGS) dahil olmak üzere, sadece bir dönem boyunca güncel veya gerçek objektif durumdadır. Bu, çok küçük veya çok basit envanterler için teknik olarak endişe kaynağı değildir. Ancak, envanterin dengeli olduğundan emin olmak için on binlerce veya daha fazla öğeyi saymaya güvenmek, işletme büyüklüğüne bakılmaksızın bir şirket için hızla karmaşık hale gelebilir. Bu nedenle günümüzde en küçük şirketler bile genellikle depo yönetimi (WMS) veya ERP yazılımları tarafından sunulan envanter sistemlerini tercih etmektedir.

Sürekli Envanter Yönetimi Sistemi

Sürekli envanter yönetimi sistemi, tüm envanter hareketlerinin ve buna uygun kayıtların sürekli güncellendiği modern bir yaklaşımdır. Bu da birleşik bir yazılım çözümü içinde gerçekleşir. İlgili tüm departmanlar tedarikleri bilinçli bir şekilde yönetebilir, üretim programlarını optimize edebilir, müşterilere doğru teslim süreleri sağlayabilir ve gözden kaçmış bir ürünün farkında olmadan stokta tükenme olasılığını büyük ölçüde azaltabilir.

Sürekli envanter sistemi içeren bir yazılımı uygulamanın en temel nedenlerinden biri, bu çözümlerin şirketlere büyüme zorluklarıyla çok daha kolay başa çıkma konusunda yardımcı olmasıdır.

Muhasebe Envanter Yönetimi

Envanter, bir şirketin bilançosunda gösterilmesi gereken bir cari varlık olarak kabul edilir. Ürün veya iş modelinden bağımsız olarak, tüm üretim veya distribütör şirketler, bilançonun denge içinde kalmasını sağlamak için envanterlerini doğru bir şekilde saymalıdır. İmalat endüstrisinde söz konusu olan envanter genellikle hammadde, İş İlerleme Durumu ve bitmiş ürün envanterlerini içerir.

Envanter muhasebesinin manuel olarak yapılması büyük zaman kayıplarına neden olur. Bunun için üretilmiş modern yazılımlar ile çözümler sunulmaktadır.

Envanter Değerleme

Envanter değerleme, stokların mali değerini belirleyen bir muhasebe prosedürüdür. Stok öğelerinin farklı durumlarındaki değerleri doğrudan bir şirketin mali durumunu etkilediği için bu, hem muhasebe hem de envanter yönetimi süreçlerinin kritik bir parçasıdır. Farklı stok değerleme yöntemleri genellikle envanterin imalat sürecinde nasıl kullanıldığına bağlı olarak seçilir.

En yaygın değerleme yöntemleri FIFO, LIFO, FEFO, WAC ve SI’dir:

FIFO (İlk Giren, İlk Çıkar) öğelerin stoka alındıkları sırayla kullanıldığı bir yaklaşımdır. FIFO ile finansal bir dönemin sonunda stokta kalan öğeler genellikle enflasyon nedeniyle daha yüksek bir değere sahiptir.
FEFO (İlk Sonlanan, İlk Çıkar), FIFO’ya benzer, ancak değerleme aynı zamanda öğelerin son kullanma tarihlerini de dikkate alır. Bu, yiyecek, kimyasal gibi bozulabilir ürünleri kullanan veya satan işletmeler için en uygun yaklaşımdır.
WAC (Ağırlıklı ortalama maliyet), mal değerini toplam sayılarına bölerek birim başına ağırlıklı ortalama bir maliyet döndüren bir yöntemdir. Bu yaklaşım, sistemlerin yeterince gelişmediği durumlarda, ürünlerin az varyasyona sahip olduğu durumlarda ve birim başına bir maliyet alınamadığı durumlarda kullanılır.
SI (Özel tanımlama) yöntemi, her bir stok öğesine mümkün olduğunca kesin bir şekilde değer katar. Bu, özel veya benzersiz ürünler yaratan sipariş imalatçıları ile envanterin sadece birçok yüksek değerli öğe içerdiği durumlar için en kullanışlı olanıdır.

Envanter KPI’ları

Bir işletmenin performansı hakkında en iyi içgörüleri veri odaklı bilgi sunar. Bir şirketin verimliliğini artırmak için izleyebileceği onlarca envanter odaklı ölçüt bulunmaktadır. Bazı örnekler; ortalama seçim süresi veya alım süresi gibi süreç verimliliği KPI’ları, envanter taşıma maliyeti ve stok satış oranı gibi maliyet ve satış merkezli ölçütler veya işçilik KPI’ları gibi işçilik maliyeti başına ürün gibi ölçütlerdir.

Envanter Devir Hızı Oranı

Envanter yönetiminde envanter devir oranı bir şirketin belirli bir dönem içinde envanteri kaç kez tükettiği ve yeniden doldurduğunu belirlemek için kullanılan KPI’dır. Bu oran, satılan mal maliyetini şirketin ortalama envanter değeri ile karşılaştırarak sayısal bir oran üretir. Düşük bir envanter devir oranı, zayıf satışları ve fazla stokları gösterebilirken, çok yüksek bir oran, yetersiz envanter seviyelerini ve sık sık stok tükenmeleri riskini işaret edebilir.

Envanter devir hızı = yıllık tüketim miktarı / ortalama envanter

Ortalama envanter değeri, birden fazla dönemin bitiş envanter değerlerinin aritmetik ortalamasıdır. Örneğin, bir yılın ortalama envanteri, geçen on iki ayın bitiş envanterlerinin değerinin 12’ye bölünmesiyle elde edilir.

İdeal envanter devir oranı 4 ile 6 veya 5 ile 10 arasında değişebilir. Ancak, bu oranlar; endüstri türü, satılan ürünlerin türü, piyasa dalgalanmaları ve tedarik zinciri özellikleri gibi bir dizi değişkene bağlı olduğundan, her zaman hedeflenmesi gereken altın bir oran yoktur. Örneğin, hızlı tüketim malları gibi gıda ürünleri, özel mobilya üreticisinden çok daha yüksek bir envanter devir oranına sahip olmalıdır.

Gün Satış Envanteri (DSI)

Gün satış envanteri, eldeki stokun satılmasının kaç gün süreceğini gösteren, envanter devir oranına benzer bir performans ölçümüdür. KPI’nin benzer varyasyonları hafta satış envanteri veya çeyrek satış envanteri olarak adlandırılır ve sırasıyla eldeki stokun satılması için kaç hafta veya çeyrek süreceğini gösterir.

Gün satış envanteri (DSI) ortalama envanterin maliyetinin satışa bölünüp 365 ile çarpılmasıyla hesaplanan bir performans ölçüsüdür. Bu, bir şirketin elinde bulunan stokları ne kadar sürede satabileceğini gösterir. DSI, net nakit girişinin satışlardan nakde dönüşmeden önce stokta geçirdiği süreyi ölçen daha ileri düzey finansal KPI’ları da etkiler.

Envanter Planlama Yöntemleri

Firmaların envanter yönetimi süreçlerinde duydukları envanter ihtiyaçları, ürettikleri ürünün türüne, benimsedikleri iş modeline, firmanın büyüklüğüne, kullandıkları tedarik zinciri yöntemine ve bunlar arasındaki diğer faktörlere bağlı olarak oldukça farklılık gösterebilir. Stoklar, bir dizi farklı yöntemle planlanabilir. Etkili bir envanter yönetimi sistemi, herhangi bir değişikliğe veya envanter türüne uygun şekilde adapte edilebilme özelliğine sahiptir. İşte üreticilerin ve distribütörlerin sıklıkla başvurduğu bazı yaygın envanter planlama yöntemleri ve modellerini inceleyelim.

Tam Zamanında Planlama (Just-in-Time)

JIT Üretim Modeli 1960’lı ve 1970’li yıllarda Japonya’da ortaya çıkmıştır. Toyota motor tarafından büyük ölçüde geliştirilmiştir. Şirketlere sadece ürettikleri ve sattıkları ürün için gerekli olan envanteri tutarak önemli ölçüde maliyet tasarrufu yapma ve israfı azaltma imkanı tanır. Bu yaklaşım ile depolama ve sigorta maliyetlerine ek olarak fazla stokun tasfiye edilmesiyle maliyeti düşürmeye yardımcı olur. JIT envanter yönetimi bazı riskleri de beraberinde getirebilir.

Talebin beklenmedik bir şekilde artması durumunda, üretici bu talebi karşılamak için gerekli envanteri temin edemeyebilir. En küçük bir gecikme bile tedarik zincirinde büyük sorunlar oluşturabilir. Malzemelerin doğru miktarda, doğru zamanda ve doğru tesise ulaşmasını sağlamak, üretimin planlandığı gibi başlaması için kolay bir görev değildir ve kusursuz bir malzeme planlamasının yapılması tedarikçilerle etkili iletişimi gerektirir.

Just-in-Time büyük ölçüde üretim oranlarını ve çalışma döngülerini belirleme konusuna bağlıdır. Tedarik zinciri konusunda kesin bilgiler gerekir. Talebin yukarı veya aşağı yönlü ani değişimlerinde, şirket kritik bileşenlerden yoksun kalabilir. Aynı zamanda, üretim hatlarının tek bir bileşeni beklemesi nedeniyle üretimde darboğazlara neden olabilir.

Malzeme İhtiyaçları Planlaması (MRP)

Mrp envanter yönetimi satış tahminine bağlıdır; bu üreticilerin envanter ihtiyaçlarının doğru planlamasını sağlamak ve bu ihtiyaçları malzeme tedarikçilerine zamanında iletmek için doğru satış kayıtlarına sahip olması gerekir. MRP, üretim verimliliğini ve kaliteli üretimi desteklemesinin yanı sıra gelecekteki ihtiyaçları öngörerek hem zaman hem de maliyet açısından tasarruf sağlamaktadır. Otomatikleşen üretim süreci sayesinde yazılım gücünü kullanarak kolaylık sağlar ve verimli üretim çizelgeleri oluşturarak müşteri memnuniyetini artırır.

MRP, işletmenin envanter verimliliğini artırmak amacıyla hammadde miktarlarını tahmin etmek ve zamanında teslimatları planlamak için özel olarak tasarlanmıştır. Ayrıca, Malzeme İhtiyaçları Planlaması sistemi (MRP), işletmelerin üretim, satın alma ve teslimat faaliyetlerini kontrol ederek düşük envanter seviyelerini korumalarına yardımcı olur.

ABC Analizi

ABC analizi, bir şirket için envanter kalemlerinin önemini belirlemede kullanılan bir envanter yönetimi yöntemidir. Birçok şirketin envanterlerinde karmaşıklık ve çeşitlilik bulunmaktadır. ABC analizinde envanter genellikle üç kategoriye ayrılır: A sınıfı, yüksek değer/düşük miktarlı ürünleri içerir, B sınıfı orta değer/orta miktarlı stokları temsil eder ve C sınıfı, düşük değer/yüksek miktarlı öğelerden oluşur. Stokları önceliklendirmenin, en fazla çabanın nereye ve ne zaman odaklanacağını bilmek, envanter süreçlerinde şeffaflığı artırmak, depoyu ve tedarik zincirini daha iyi organize etmeye yardımcı olmak gibi çok sayıda potansiyel avantajı vardır.

Güvenlik Kilidi

Güvenlik kilidi, envanter yönetimi süreçlerinde envanter de oluşan beklenmeyen talep artışları veya tedarik sorunları gibi beklenmedik durumlar nedeniyle şirketin tuttuğu ekstra envanterdir. Bu önlem, piyasada dalgalanmalar yaşandığında çok önemli bir cankurtaran halatı olabilir. Malların güvenlik stoku seviyelerini belirlerken tüketim oranlarının veri analizine güvenmek gerekmektedir. Neyse ki, optimal güvenlik stoku seviyesini hesaplamak için birçok farklı formül bulunmaktadır.

Yeniden Sipariş Verme (ROP)

Yeniden sipariş noktası (ROP), stok seviyesinin düşük olduğu durumları tespit eden ve yeni malzeme siparişi verme sürecini başlatan bir envanter kontrol yöntemidir. Bu nokta, stok düzeyinin belirli bir noktaya düştüğü veya belirli bir zaman geldiğinde yeni malzeme siparişi verilmesi gerektiğini gösterir. Envanter yönetimi yazılımlarında ROP’ye ulaşıldığında, sistem bir bildirim gönderir veya SKU’nun (stoğun) otomatik olarak yeniden tedarik edilmesini başlatır.

Hesaplanma şu şekilde yapılır:

ROP= ortalama teslim süresi × ortalama talep + güvenlik stoğu

Bu hesaplama, şirketlere stok tükenmelerini önleme, aşırı stok yapmama ve ideal bir hizmet seviyesine ulaşma konularında yardımcı olur.

Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ)

Ekonomik sipariş miktarı aynı zamanda ekonomik alım gücü olarak da adlandırılır. Talebin istikrarlı olduğu durumlarda envanter maliyetini tutarlı tutmak için ne kadar ürün sipariş edilmesi gerektiğini hesaplamaya yönelik kullanılan bir envanter planlama yöntemidir. EOQ, stabil ve sabit teslim süreleri, talep ve sipariş verme ile taşıma maliyetlerine dayanır. Bu nedenle genellikle daha büyük ölçekli stok yapımı için envanter planlama aracı olarak kullanılır. Doğru bir şekilde uygulandığında, taşıma ve işletme maliyetlerinde büyük azalmalara, envanter devir hızında artışa ve nakit akışında iyileşmeye neden olabilir.

Factory Action İle Envanter Yönetimi

Şirketler genellikle stok yönetimi süreçlerinde stok sıkıntıları ve fazlalıklarıyla karşılaşabilir. Ancak, şirketlere optimize edilmiş stok seviyelerine ulaşmalarına yardımcı olacak yazılımlar mevcuttur. İyi bir stok yönetimi, nakit akışını artırabilir, üretimi optimize edebilir ve bir şirketi daha verimli hale getirebilir; bu da bir şirketin farkını ortaya koyabilir. Eskiden envanter yönetimi genellikle manuel sayım, elektronik tablolar ve tekrarlayan manuel veri girişi ile uzun zaman alan bir süreçti. Bu sürecin verimliliği ciddi oranlarda etkilediği fark edildi. Bu ihtiyaçların farkına varılması ile şu anda üreticiler ve distribütörler, istedikleri yazılımı seçebilecekleri bir dizi etkili envanter yönetimi modülüne sahiptir. Önemli olan konu bu envanter yönetimi çözümlerinin; tedarik zinciri, üretim planlama, üretim takibi, atölye yönetimi, bakım planlama, iç lojistik yönetimi sistemlerine doğrudan bağlı olup olmadığıdır.

Envanter yönetimi, üretimin ana bölümünü oluşturan bir yapıdır ve tüm fabrika sistemleri ile etkili bir şekilde iletişimde olması gerekir.

Factory Action’a Git

Envanter Yönetimi Nedir? | En Detaylı Kılavuz