Üreticiler, tedarik zinciri süreçlerini etkin bir şekilde yöneterek malzeme temininden üretim süreçlerine, depolamadan dağıtıma kadar bir dizi karmaşık görevle uğraşmak zorundadır. Bu hızlı kılavuz, üreticilere tedarik yönetimi konusunda rehberlik edecek, temel prensipleri vurgulayacak ve bu önemli sürecin başarıyla nasıl yönetilebileceğine dair değerli ipuçları sunacaktır. Gelin, tedarik zinciri yönetiminin dünyasına birlikte bir yolculuk yapalım ve işinizi daha verimli, esnek ve rekabetçi hale getirmek için gerekli adımları inceleyelim.
Tedarik Yönetimi (Supply Management) Nedir?
Tedarik yönetimi, şirketlerin satın almalarını ve tedarikçilerin ilişkilerini stratejik bir şekilde düzenleme yöntemidir. Tedarik yönetimi sadece mal satın alma eylemi değildir.
Malzemelerin temin edilmesi ve bunların üretimde kullanımına hazır hale getirilmesi için gereken tüm adımları içerir. Bu adımler;
- Şirketin ihtiyaçlarını belirleme
- Pazar araştırması yapma
- Tedarikçi nitelendirmesi
- Sözleşmeye ilişkin müzakerelerde bulunma ve karara varma
- Sipariş verme
- Tedarikçilere zamanında ödeme yapma
- Teslimat sürecini izleme
- Malzemelerin alınması ve incelenmesi
- Tedarikçi ilişkileri ve performans yönetimi
- Tahminleme
- Kayıtları tutma
Tedarik süreci geliştikçe ve büyüdükçe daha karmaşık hale gelir. Bu nedenle yüksek endüstri bilgisine ihtiyaç duyulur.
Tedarik Yönetimi Neden Önemlidir?
Tedarik yönetimi, bir işletmenin malzeme temini, tedarikçi ilişkileri ve satın alma süreçlerini stratejik bir şekilde düzenleme sürecidir. Bu süreç, işletmenin maliyet kontrolü sağlamasına, operasyonel verimliliği artırmasına ve rekabet avantajı elde etmesine yardımcı olur. Şirketler genellikle satış ve üretim planlaması gibi alanları geliştirmeyi tercih ederek tedarik politikalarını ihmal ederler. Ancak tutarlı bi tedarik yönetim yaklaşım eksikliği, verimsiz ve tamamen zararlı satın alma uygulamalarına yol açabilir.
Yapılan araştırmalara göre, malzeme maliyetleri ortalama üreticinin toplam üretim maliyetlerinin yaklaşık %70’ini oluşturuyor. Bu nedenle iyi tanımlanmış bir satın alma stratejisinin yanı sıra tedarik yönetimi süreçlerinde işleri düzene koyacak bir tedarik yazılımının da olması gerekiyor.
Tedarik Yönetimi Ve Tedarik Zinciri
Tedarik yönetimi ve tedarik zinciri sıklıkla karıştırılan iki kavramdır. Oysa tedarik yönetimi ve zinciri arasında bağlılık olduğu gibi farklarda vardır.
Tedarik zinciri, bir ürünün veya hizmetin üretimi, dağıtımı ve tüketiciye ulaştırılmasını kapsarken, tedarik yönetimi, bir şirketin tedarik zinciri süreçlerini yönetme ve optimize etme işlevi olarak daha dar bir odaklanmaya sahiptir. Tedarik yönetimi aslında tedarik zincirinin bir parçası olarak kabul edilir.
Tedarik yönetimi, zincirin bir parçası olarak kabul edilse de aslında çok ciddi bir öneme sahiptir. Tedarik yönetiminin etkili şekilde ilerlemesi içinde belli adımlar vardır.
Tedarik Yönetimi Ve 7 Hayati Adımı
Tedarik yönetimi süreçlerinin 7 hayati adımının en önemli noktası satın alma süreçlerini karmaşık hale getirmemek için iyi bir plan hazırlanması gerekir. Özellikle belirlenmiş bir satın alma müdürünüz yoksa, bu temel adımlar, tedarikçi değerlendirmesine odaklanarak satın alma planınızı oluştururken size yardımcı olacaktır.
Satın alma işlemi üretim işinizin önemli bir parçası olduğu için hangi malzemelerin alınması gerektiği ve hangi tedarikçilerin en uygun olduğunu belirlemede satış, finans ve üretim planlama ile yakın temas halinde olması önemlidir. Gelin bu adımları birlikte inceleyelim;
İhtiyaçlarınızı Belirleyin ve İlk Bütçenizi Oluşturun
Tedarik yönetimi süreçlerinde önemli adımlardan ilki satın alınabilecek malzemelerin ayrıntılı bir şekilde belirlenmesidir. Bu malzemelerin ne olduğu, neden ihtiyaç duyulduğu, özellikleri, maliyetleri, teslim süreleri ve kabul edilen kalite standartları gibi soruları sorarak her detayı planlamak faydalı olacaktır. Bu sorulara yanıt verdiğinizde, ürünleri, miktarları ve harcamayı planladığınız maliyeti belirleyerek bütçeleme sürecine başlamış olacaksınız.
Satın alma bütçesi, sadece neleri karşılayabileceğinizi ve neleri karşılayamayacağınızı anlamanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda satın alma departmanını mali konularda sorumlu kılar ve daha iyi bir planlama yapma imkanı sağlar.
Potansiyel tedarikçileri belirleme
Potansiyel tedarikçileri araştırmak, sadece kendi finans ve zamanınızı değil, aynı zamanda tedarikçilerin operasyonlarına ilişkin kriterleri de dikkate alarak yapılmalıdır.
Örneğin, tedarikçilerin finansal istikrarını, güvenilirliğini, bulunabilirliğini, konumunu, müşteri hizmetini, kalitesini, sosyal ve çevresel sorumluluğunu, ürün yelpazesini, siparişlerinizi doldurma yeteneğini ve benzeri kriterleri değerlendirebilirsiniz. Ürün tedarikçisini dikkatli ve güvenilir bulmak zorundasınız çünkü bu durum üretim süreçlerinizi ve şirket imajınızı etkileyebilir.
Tedarikçi için Kısa Liste Oluşturun
Potansiyel tedarikçilerden ilk listeyi oluşturduktan sonra listeyi daha da daraltın. Örneğin, potansiyel tedarikçilerin yetenekleri konusunda doğru bilgiyi verip vermediklerini çevrimiçi olarak araştırın.
İşlerini ne kadar profesyonel yapıp yapmadıklarını öğrenmelisiniz: hangi yönetim metodolojilerini uyguladıklarını, hangi sertifikalara sahip olduklarını, ürünlerinin kalitesini nasıl sağladıklarını vb. sormaktan çekinmeyin. Üretim alanlarının fotoğrafları ve videoları, işletmenin nasıl işlediği hakkında çok şey anlatabilir.
Sonunda, ideal tedarikçinizin nasıl olması gerektiğini düşünmeli ve potansiyel tedarikçilerinizi bu filtre üzerinden süzmelisiniz.
Teklif isteyin ve Tedarikçilerinizi Belirleyin
Belirlediğiniz birkaç tedarikçiye teklif talepleri iletin. Mümkünse işyerlerini ziyaret edin her şeyin iyi organize edilmiş olduğundan emin olun. Tedarikçi seçimini ikiye ya da üçe daralttığınızda kendinize en yakın hissettiğinizi seçin.
Son seçiminizi yaptıktan sonra, seçilen tedarikçiyle bir sorun yaşanırsa diğer tedarikçiler arasından birkaçını yedekte tutmanızda fayda var. Bu tür alternatif seçimler tedarikçi yönetimi süreçlerinizde yaşayabileceğiniz riskleri minimize eder.
Sözleşme Müzakereleri
Tedarikçi ilişkileri yönetimi süreçlerini etkili yürütmek bazen yeterli olmayabilir. Dolayısıyla sözleşme her işte olduğu gibi bu noktada da yapılması gerekir. Oluşabilecek herhangi bir sıkıntıda bu sözleşme sizin korunağınız olacaktır. Sözleşmede şu şartları belirtmeniz gerekmektedir.
- Ürün spesifikasyonları
- Fiyatlar ve Ödeme koşulları
- Kalite Standartları
- Toplam Teslim Süresi
- Teslimat Şartları
- Üretim Sahasına Erişim
- Telif Hakları
- İade Politikaları
- Ceza Maddeleri
Bu şartları zaten önceki aşamalarda konuşmuş olmanız gerekmektedir. Sözleşme sayesinde de taraflar artık bu şartlara bağlı kalmak zorundadır..
Satın alma siparişlerini, teslimatları ve ödemeleri kontrol edin
İşletmenizdeki dahili tüketicilerden bir satın alma talebi geldiğinde, satın alma yöneticisinin satın alma siparişini oluşturmadan önce bunu onaylaması gerekir. Ürünlere yönelik sağlam temellere dayanan bir ihtiyacın olup olmadığını ve satın alımın satın alma bütçesine uygun olup olmadığını belirlemeleri gerekir.
Daha sonra satın alma departmanı, siparişin tedarikçi tarafından alındığından, tüm ödemelerin belirtilen zaman dilimi içerisinde işlendiğinden, siparişin önceden belirlenen koşullar dahilinde, yani zamanında, miktar ve kalitede yerine getirildiğinden emin olmalıdır. mallar alındıktan sonra kontrol edilir.
Ayrıca satın alma yöneticileri , sipariş verimliliğini artırmak için malzemelerin üretim sürecinin başlangıcından teslimat sürecinin sonuna kadar olan zamanı tahmin edebilmelilerdir.
Tedarikçi performansını değerlendirin
Son olarak, tedarikçi performansıyla ilgili verileri tutarak analiz etmek oluşabilecek sorunları belirlemede yardımcı olacaktır. Bu amaçla her bir tedarikçiyi değerlendirmek için belirli KPI’lar belirlenmeli ve durumları bunlara göre tespit etmelisiniz..
Manuel ve Dijital Tedarik Yönetimi Karşılaştırması
Günümüz iş dünyasında, tedarik zinciri yönetimi, işletmelerin rekabet avantajını sürdürebilmeleri ve etkili bir şekilde büyümeleri için kritik bir faktördür. Tedarik yönetimi süreçlerinde kullanılan yöntemler arasında manuel ve dijital süreçler, farklı avantajlar ve zorluklar sunar. İşte manuel ve dijital tedarik yönetimi arasında yapılan bir karşılaştırma:
Manuel Tedarik Yönetimi: Kağıt tabanlı veya elektronik tablolara dayanan manuel süreçler, veri erişimini ve takibini sınırlayarak iş süreçlerini kısıtlayabilir. Elle yapılan veri girişleri, hatalara ve tutarsızlıklara yol açabilir, ayrıca, kağıt tabanlı sistemlerde dosyaların kaybolma riski ve elektronik tablolarda güncelleme zorluklarıyla karşılaşma olasılığı vardır.
Dijital Tedarik Yönetimi: Dijital platformlar, gerçek zamanlı veri erişimi ve takip imkanı sunar. Tüm tedarik zinciri süreçlerini tek bir platformdan üzerinden yönetebilirsiniz bu da verimliliğinizi artırır.
- Elle yapılan süreçlerde hatalar daha fazla olabilir. Dijitalde ise veriler otomatik olarak girildiği için hata oranı daha düşüktür.
- Manuelde departmanlar arası koordinasyon zorluğu yaşanabilir. Dijitalde ise etkin ve anlık olarak tüm ekip aynı verilere erişebilir..
- Elle yapılan süreçler, insan kaynakları ve kağıt-malzeme maliyetleri nedeniyle genellikle daha pahalı olabilir. Dijital çözümler, uzun vadede maliyet tasarrufu sağlar. Verimlilik artışı ve hata oranlarının azalması, genellikle daha ekonomik bir seçenek sunar.
- El ile yapılan tedarik yönetimi işletmeler için başlangıçta pratik olabilir, ancak iş genişledikçe ve rekabet arttıkça, dijital tedarik yönetimi daha sürdürülebilir ve rekabet avantajı sağlayan bir seçenek haline gelir. Dijital çözümler, iş süreçlerini daha verimli hale getirir, hata oranını azaltır ve tedarik zinciri süreçlerini daha etkili bir şekilde yönetmeye olanak tanır.
Tedarik Yönetimi Yazılımının Faydaları
- Tedarik üretim yazılımı, üretimle ilgili tüm önemli verileri merkezileştirerek imalatçı firmanın satın alma departmanıyla paylaşır.
- Bulut tabanlı üretim yazılımı sayesinde satıcı bilgileri, kalite denetim sonuçları, eldeki kritik durumlar, gereksinimler ve satın alma istatistikleri gibi bilgilere ulaşabilirsiniz.
- Bu merkezileştirilmiş bilgi merkezi, satın alma süreçlerini daha şeffaf ve verimli hale getirir.
- Aynı zamanda, merkezileştirilmiş bilgiye dayanarak verileri analiz etmek ve istatistikler oluşturmak, harcamaları takip etmek ve tedarikçi performansını yönetmek açısından büyük fayda sağlar.
